Realizzazione di un Database "SelfMade"

In molti mi hanno scritto chiedendomi delucidazioni circa il codice utilizzato nel programma "Gestione database" presente in questa sezione. Non potendoli accontentare, ho realizzato questo programma di cui posso fornire routine e codice, con relative spiegazioni. Premetto che le procedure impiegate, sono utilizzabili in tutti quei casi dove sia necessario gestire elenchi di dati, anche lunghi, come indirizzari, gestione articoli magazzino, elenchi fatture, ecc. ecc. Il programma viene esemplificato comunque per un "indirizzario", ma chiunque potrà adattarlo alle proprie esigenze. Chi è interessato, è pregato di leggersi TUTTE le istruzioni.

Il programma si basa su dati inseriti su un foglio di lavoro, su cui dovrà essere costruito lo "scheletro", cioè lo schema che conterrà i dati stessi. Come ogni database che si rispetti, questi dati saranno organizzati in righe e colonne. Le colonne conterranno i "campi" del database con relative "intestazioni di colonna", cioè i nomi dei "campi" (N°, Nominativo, Indirizzo, Città, ecc.ecc.), e le righe saranno i "record", cioè la zona dove fisicamente saranno inseriti i dati, ognuno nel proprio "campo" (colonna) di pertinenza. Molti di voi sanno già cosa si intende per "Database", quindi proseguiamo col vedere come ho impostato il lavoro. Il programma si apre sul Foglio1 dove è stata predisposta la tabella che conterrà i dati. Nell'esempio mi sono limitato ad inserire 6 campi, il N° progressivo dei record, Nominativo, Indirizzo, Città, Telefono, Cellulare, E-mail. I dati potranno essere inseriti sul foglio, direttamente, a mano, ma lo scopo era quello di usare una maschera di introduzione, modifica, ricerca dei dati presenti nell'elenco sul foglio1. Per questo, sul foglio, è presente un pulsante per l'apertura della maschera, una Userform dove sono stati inseriti gli "oggetti" necessari al progetto:

• 2 OptionButton, per la selezione del metodo di ricerca.

• 7 TextBox che servono per la gestione della ricerca, e dell'immissione, controllo, modifica dei dati.

• 7 CommandButton per l'attivazione delle routine necessarie al progetto.

La tabella inizia dalla riga 2 dove sono inseriti i nomi dei campi; questo perchè nelle routine utilizzo il metodo End  Select, che partendo dall'alto per trovare la prima riga libera, deve trovare due celle occupate, altrimenti si precipiterebbe a fine pagina se le riga successiva alla prima fosse vuota (quando l'elenco è da iniziare, la prima cella sotto l'intestazione di campo è vuota), per cui nella riga 1, faccio inserire il segno meno ( - ) e questo serve a far trovare le prime due celle occupate (la riga1 col meno, la riga2 col nome del campo). Il formato celle di tutta la tabella è stato impostato a "Testo", in questo modo i numeri di telefono che partono con lo zero, verranno registrati correttamente (Excel si rifiuta di accettare numeri che inizino con zero, a meno che non gli si dica che anzichè un numero, si sta scrivendo del testo). Inoltre l'elenco l'ho impostato per contenere 150 record di dati. Chiunque potrà "allungare" a piacere il range operativo, modificando i riferimenti nelle istruzioni. La colonna A, quella che contiene il N° progressivo del record, viene inizializzata a mano, sfruttando la capacità di Excel di completare le "serie": si scrive in A3 il numero 1, in A4 il numero 2, si selezionano entrambe le caselle, ci si sposta nell'angolo in basso a destra della casella A4, e quando compare il puntatore del mouse fatto come una piccola croce nera, si clicca sinistro e si trascina verso il basso: Excel capisce che si vuole completare una serie, ed in ogni cella seguente le prime due, inserisce i numeri incrementandoli di uno.

Vediamo ora le procedure inserite nella Userform, partendo dal pulsante "Inserisci Nuovo". Quando apriamo la UserForm, le Textbox sono tutte vuote. Se vorremo inserire un nuovo nominativo, dovremo scrivere i dati nelle rispettive TextBox, DOPODICHE' cliccheremo sul pulsante. L'istruzione comincia con un controllo sulla TextBox2, quella destinata a contenere il "Nominativo": se la trova vuota, avvisa con un messaggio, riposiziona il focus sella textbox2, ed esce dalla routine senza eseguire il resto delle istruzioni. Se invece la textbox2 conterrà dei dati , viene posta una domanda di conferma registrazione dati (questo per evitare, mentre siamo in modalità "consultazione dati", di premere inavvertitamente il pulsante che senza un controllo di conferma, registrerebbe di nuovo i dati già presenti), se si risponderà Si, inizia la copia dei dati presenti dalle textbox alle celle sul foglio di lavoro. Dopo la copia, avvisa con un messaggio l'avvenuta esecuzione, indi pulisce le textbox. Vediamo nel dettaglio le istruzioni:

• Range("B1").End(xlDown).Offset(1, 0).Select  - questo è il comando che, seleziona la cella B1, si sposta verso il basso (End(xlDown) cercando l'ultima cella occupata, trovata questa, si sposta di una riga sotto, stessa colonna (Offset(1, 0)), e la seleziona (Select) e la rende Attiva; questa cella è ovviamente vuota.

• ActiveCell.Value = TextBox2  - comincia a copiare il contenuto delle textbox sulla userform con un semplice segno di uguale (=), cioè :la cella sul foglio di lavoro in quel momento attiva, viene resa uguale ai dati contenuti nella textbox2, poi a seguire:

• ActiveCell.Offset(0, 1).Value = TextBox3 - viene cercata con Offset la prima cella a destra di quella attiva in quel momento, e viene resa uguale al contenuto della textbox successiva, la 3. Si continua proseguendo con lo "scarto" (Offset) di una cella, stessa riga, per ogni textbox interessata. Completate queste istruzioni, appare il messaggio di esecuzione completata, indi

• TextBox2 = "" - si puliscono le celle predisponendole per nuovi inserimenti.

Ad ogni click sul pulsante assegnato, ripeteremo la stessa procedura.

Passiamo ad esaminare le istruzioni legate al pulsante "Cerca". Ho inserito due OptionButton (pulsanti di opzione), che ci consentono di scegliere, selezionando uno dei due Optbutton, se vorremo una ricerca basata sull' esatto nome che scriveremo nella textbox sottostante (la textbox1), oppure una ricerca basata su parte del nome che andremo cercando: se scriveremo "ci" verranno trovati tutti quei nomi in cui appare la coppia di lettere "ci", siano posizionate all'inizio o all'interno del nome cercato (per esempio: Ciccillo Gaetano oppure Romboni Placido, ecc.). Ho usato quindi due istruzioni diverse, anche per mostrare che i cicli di ricerca si possono impostare usando diverse modalità di programmazione, ogni procedura legata alla selezione di un opzione. Vediamo quindi la procedura legata al primo pulsante di opzione, quella che ci trova il dato se avremo scritto il nome esatto. Poichè, credo, risulterà nel tempo, difficile ricordarsi se avremo registrato un nominativo usando lettere maiuscole o minuscole, (la ricerca sarebbe CaseSensitive, cioè riconosce le lettere e se non sono scritte uguali non vengono identificate : Ennius è diverso da ennius) ho usato in questo caso la funzione Option Compare Text che ci consente di riconoscere una parola indipendentemente dalle maiuscole/minuscole usate. Solo che questa funzione, NON può lavorare al di fuori di un "Modulo" (vba), cioè esterno alle istruzioni che invece sono posizionate tutte nella UserForm. Per cui è sufficiente inserire un modulo nel progetto, e nella zona "Dichiarazioni" - "Generale" del modulo stesso, inserire la funzione, e subito sotto, posizionare la routine (assegnandoli un nome) su cui agirà la funzione Option Compare Text. Sulla Userform, nell'evento Click del pulsante "Cerca", sarà sufficiente richiamare detta routine semplicemente scrivendo il nome della routine stessa. Ci penserà il codice, ad andarsi a leggere le istruzioni di questa routine, (sotto), in verde sono le spiegazioni. Unica precisazione: trattandosi di istruzioni contenute in un Modulo, per identificare dove si trovano le TextBox, è necessario identificare l'"oggetto" che le contiene, e quindi la riga d'istruzione và così impostata: UserForm1.TextBox2 = CL.Value . (nelle istruzioni contenute nella userform, sarebbe stato sufficiente TextBox2 = CL.Value). Questo è il codice inserito nel Modulo :

Ed ora vediamo tutto il codice inserito nel CommandButton1_Click. Cominciamo con le spiegazioni: intanto viene inserito il  controllo se la textbox1, quella che dovrà contenere la parola da cercare, sarà vuota,  allora avvisa con un messaggio, pone il focus sella textbox1, ed esce dal ciclo senza continuare l'esecuzione delle istruzioni sottostanti, in caso contenga del testo, avvia l'esecuzione del codice sottostante

Queste due routine, quella assegnata all'optionbutton1 e quella assegnata all'optionbutton2, sono simili nell'uso pratico, solo che la prima cercando SOLO valori esatti, può essere utilizzata in tutti quei casi dove si voglia la corrispondenza esatta e basta, per esempio nella ricerca di un codice articolo, o di un numero. In questi casi, se i valori saranno solo numeri, occorrerrà modificare la prima istruzione: intanto, sarà possibile inserirla nella routine stessa attivata dal commandbotton1 (Cerca) e non in un modulo (non ci sarà più la necessità di usare Option Compare Text), e andrà posizionata al posto del richiamo alla Sub primo contenuta appunto nel modulo), e poi, trattandosi di una ricerca Numerica, bisogna che il codice sappia che il valore da cercare non sarà più un Testo, ma un Numero, e adopereremo questa modifica nell'assegnazione della variabile alla X

anzichè

Dim X As String 'dichiar. di var. per la X
X = UserForm1.TextBox1.Value 'la X sarà uguale al dato nella textbox1 che è ec.ecc.

si userà

Dim X  'dichiar. di var. per la X di tipo Variant
X = Val(TextBox1) 'la X sarà uguale al numero nella textbox1 che è il

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Ora vediamo rapidamente le istruzioni collegate agli altri pulsanti. Condizione essenziale comune a due di queste routine seguenti, (Modificare o Cancellare) è che tutte lavorano SE SI E' SVOLTA PRIMA UNA RICERCA, e quindi la textbox2 conterrà dei dati (nominativo). Quindi le procedure seguenti si potranno attivare SOLO se prima si è chiamato il record sul quale AGIRE, (non avrebbe senso infatti, Modificare o Cancellare qualcosa che non si sia prima evidenziato. Due spiegazioni:

• Pulsante "Modifica". Dato che avremo già una cella "Attiva" e di cui vedremo i dati direttamente nelle textbox, queste istruzioni si limitano a "riscrivere" nelle stesse celle, i valori che si trovano nelle textbox, compreso quei valori che nel frattempo possiamo aver modificato.

• Pulsante "Cancella record" . Anche in questo caso vedremo già i dati nelle textbox perchè "trovati" col pulsante "Cerca", e quindi avremo una cella attiva sulla quale intervenire col metodo "Delete". Faccio eliminare l'intera riga, compreso quindi la cella nella colonna A, quella dove esiste il N° riga progressivo, e quindi ho inserito una semplice istruzione, che cancella tutto il range della colonna A, poi assegna il valore 1 alla prima cella (A3) e poi aggiunge 1 alle celle seguenti.

Queste le due routine, in sequenza:

I pulsanti per la navigazione tra i record, sfruttano entrambi la selezione di una cella, e con la cella attiva, si muovono verso l'alto o verso il basso sfruttando lo "scarto" (Offset) verso l'alto (-1) o verso il basso (+1). Per renderli funzionanti anche se non si è eseguita nessuna ricerca, faccio selezionare all'apertura della UserForm, la cella B3, quella nella quale si troverà il primo nominativo. Ho inserito due controlli perchè avvisino e si fermino se saremo a inizio o a fine elenco.

questa l'istruzione nell'Initialize della UserForm:

Private Sub UserForm_Initialize()
Worksheets(1).Range("B3").Select
End Sub

e queste le istruzioni inserite nei pulsanti di navigazione:

File consultabile e scaricabile :  MioDB2-2000.zip    28 Kb