Abbiamo detto che Excel è un foglio di calcolo, cioè ci consente di lavorare con i numeri: se infatti scriviamo, per esempio, nelle celle A1, A2, A3, A4, A5 delle cifre, in A6 possiamo inserire una formula per avere la somma dei numeri delle celle appena nominate, da A1 a A5:. In A6 la formula =(A1+A2+A3+A4+A5) o meglio, la funzione =SOMMA(A1:A5).

Tuttavia con Excel possiamo tranquillamente creare anche agende indirizzi o delle pagine di testo, composizioni che con i numeri hanno spesso scarsa attinenza. Nel caso in cui si debba inserire in una cella, un numero di telefono o una partita iva, numeri che cominciano con lo zero iniziale(es: 0571 222222), Excel si rifiuta di scrivere lo zero: infatti Excel sente che è stato inserito un numero e non può accettare numeri con lo zero iniziale a meno che non siano dei decimali, quindi con la virgola dopo lo zero. In questo caso  il n° di telefono, o la p.iva, verrebbero scritti errati. Come fare? Scegliendo il giusto tipo di  FORMATO  del o dei dati che andremo a inserire nella o nelle celle. E' possibile selezionare tutte le celle interessate allo stesso formato, ed assegnare quindi  il formato voluto, in un colpo solo.(per selezionare, cliccare col sinistro del mouse la prima delle celle che ci interessano, e, tenendo premuto, trascinare fino alla cella finale).

Dal menù Formato/formato celle o semplicemente cliccando con il destro del mouse sulla/sulle celle selezionate, appare la finestra  "Formato celle/Numero/Categoria" che ci consente di selezionare il tipo di dati che inseriremo nelle celle selezionate: potranno essere:

• Numeri e si potrà ancora scegliere se vorremo i decimali e quanti, se vorremo il separatore delle migliaia, se le cifre negative dovranno portare il segno meno davanti o essere scritte in rosso;

• Data, e potremo scegliere come verrà scritta la data: estesa, ridotta, con cifre o con lettere, ecc.

• Valuta e la cifra sarà preceduta dal simbolo di valuta corrente (di default è L.; se vorrete che appaia il simbolo dell'euro dovrete andare su Pannello di controllo/Impostazioni internazionali/valuta e alla voce simbolo valuta selezionare il simbolo dell'euro €. dopo tutte le volte che su Excel selezionerete formato dati: valuta, apparirà la cifra preceduta da €. (sui Sistemi Operativi più recenti (XP) il simbolo di default è già l'euro, quindi bisognerà seguire questa operazione Solo se vorremo il simbolo in Lire)

• Testo e ciò che scriverete sarà accettato come tale, compreso quel famoso numero di telefono o di partita iva preceduto dallo zero.(una scorciatoia, perchè Excel consideri testo un numero che inizia per 0, è quella di scrivere un apice ( ' ) prima del numero. l'apice poi non sarà visibile).

Degli altri formati ne parleremo nello specifico, ma è IMPORTANTE decidere prima di iniziare a lavorare quale sarà il tipo di dati che determinate celle dovranno contenere.